Các doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay đều cố gắng xây dựng cho mình tổng đài điện thoại riêng để có thể nhanh chóng hỗ trợ khách hàng nhanh nhất. Trong thời kì của công nghệ này, một phương án thiết thực đang dần thay thế kiểu truyền thông cũ chính là giải pháp tổng đài ảo. Vậy giải pháp tổng đài ảo là như thế nào? Cùng Oncall FPT khám phá ngay nhé!

Những điều cần biết về tổng đài ảo
Nói rằng giải pháp tổng đài ảo là vô cùng tối ưu cho doanh nghiệp quả không sai. Trước hết, ta cần nắm bắt được tổng đài ảo là gì? Đây là một dịch vụ truyền thông được áp dụng những thành tựu tiên tiến nhất hiện nay – công nghệ IP. Nhờ đó, khách hàng sẽ có được sự hỗ trợ nhanh chóng và chi phí chỉ bằng một nửa so với kiểu truyền thống. Tiện nghi hơn là tổng đài số nhận cuộc gọi của khách hàng từ bất kì đâu, trên bất kì thiết bị nào. Như vậy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho việc đầu tư xây dựng tổng đài truyền thống và đội ngũ nhân viên quản lý.
Hiện nay, không quá bất ngờ khi các doanh nghiệp cực kì ưa chuộng ứng dụng phương án này trong rất nhiều lĩnh vực.
Xem thêm: Tổng đài ảo IP

Tổng đài ảo có nhiều tiện ích vượt trội
Tiến bộ hơn tổng đài truyền thống
Mặc dù ra đời sớm hơn và dường như đã từng trở thành phương thức phổ biến hàng đầu, song, tổng đài truyền thống ngày càng không phù hợp với tình cảnh hiện tại, bộc lộ rõ nhiều hạn chế mà tổng đài ảo đã khắc phục rõ nét, cụ thể:
- Nhiều thiết bị, tư trang cần lắp đặt nên quá trình này khá cầu kì, tốn nhiều công sức. Thêm vào đó là khoản tiền để sắm sửa hàng tá thiết bị tốt cũng không phải con số nhỏ, gây phiền não cho nhiều doanh nghiệp.
- Trong quá trình vận hành hoạt động, cần thường xuyên giám sát kiểm tra và bảo trì hay thậm chí thay mới. Đây cũng là một số tiền không nhỏ nữa.
- Chi phí bảo dưỡng các máy nhánh, đường dây mạng nội bộ,…
- Đòi hỏi phải có đội ngũ nhân viên chuyên môn có dày dặn kinh nghiệm để quản lý, khai thác hiệu quả.
- Cần có những nhân viên túc trực thường xuyên để nhận cuộc gọi khách hàng nhanh chóng.
Như vậy nếu như nói ở trên, số tiền bỏ ra cho tổng đài truyền thống rất lớn. Thế nhưng, vấn đề đó lại được giải quyết tối đa khi sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Đồng thời, dịch vụ này còn mở rộng thêm nhiều tính năng nhằm đáp ứng cho doanh nghiệp khai thác triệt để hơn. Tổng đài ảo còn hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát các cuộc gọi, thống kê rõ ràng nhanh chóng nên giảm thiểu chi phí thuê nhân viên.

Tính năng chính của tổng đài ảo
Để chứng tỏ sự ưu việt của phương thức này, cùng điểm qua những tính năng của tổng đài ảo:
- Các quá trình quản lý hệ thống, cài đặt cấu hình diễn ra dễ dàng với điều kiện là có Internet. Các phần mềm phục vụ hỗ trợ không quá cầu khi trong thiết lập, chi phí rẻ hơn nhiều so với phương pháp truyền thống.
- Giám sát kĩ càng các cuộc gọi, thống kê đầy đủ, chi tiết; giải quyết được nhiều cuộc gọi đến cùng lúc, tránh tình trạng gọi nhỡ gây mất sự tín nhiệm của khách hàng.
- Ghi âm lại các cuộc gọi và nén lưu trữ để thuận tiện khi doanh nghiệp cần rà soát kiểm tra.
- Khi khách hàng gọi đến, tổng đài tự động phát lời chào và hướng dẫn bấm số với từng mục đích để khách hàng nhanh chóng kết nối đến nhân viên hỗ trợ.
- Khi có nhu cầu mở rộng thì chỉ cần nâng cấp thêm hệ thống, không phải cầu kỳ về nhân lực, tiền bạc.
- Hỗ trợ doanh nghiệp khai thác triệt để thông qua hàng loạt chức năng mới: lưu trữ cuộc gọi, tin nhắn thoại, chuyển đầu dây, chặn cuộc gọi,… cùng với đó là nhiều phần mềm quản lý, tính toán tích hợp.
- Khi muốn thêm số liên lạc mới thì chỉ cần cài đặt thêm một thiết bị đầu cuối.
Qua đó, ta nhận thấy rất rõ sự đa chức năng của dịch vụ tổng đài này. Không chỉ tiết kiệm chi phí mà doanh nghiệp còn đạt được nhiều hiệu quả cao hơn, phục vụ được nhiều khách hàng với chất lượng tốt hơn.
Xem thêm: Công ty Startup dưới 10 nhân viên nên chọn gói tổng đài nào?

Doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo sẽ như thế nào?
Tổng đài ảo đang ngày càng khẳng định được vị trí của mình trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Một doanh nghiệp khi sử dụng tổng đài ảo sẽ có cơ hội phân chia nhân lực, kinh tế cho các vấn đề khác, cụ thể:
- Tiết kiệm chi phí mua đất, xây dựng cơ sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị, lắp đặt đường dây điện thoại.
- Các cuộc gọi nội bộ, giữa các nhóm, phòng ban diễn ra nhanh chóng, dễ dàng mà không tốn cước phí.
- Phân công nhân sự dễ dàng, không quá yêu cầu chuyên môn ở bất kì vị trí nào.
- Trong quá trình sử dụng, không phải lo lắng về bảo trì hệ thống. Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp khoản này đồng thời khắc phục nhanh chóng khi diễn ra sự cố.
- Nhận được sự tin tưởng của khách hàng, nâng cao uy tín nhờ chất lượng dịch vụ.